jueves, 16 de julio de 2009

SUMINISTRO DE OPERACION AMA DE LLAVES







SUMINISTROS DE OPERACIÓN

La categoría de gastos para el departamento de ama de llaves incluye artículos de inventarios no reciclables como:
  • Suministros
  • Amenites para huéspedes
  • Suministros de limpieza
  • Pequeño equipamiento.
y otros amenites que el hotel puede ofrecer para la convivencia y uso de los huéspedes.
Se debe presupuestar el costo de estos artículos con base al costo por habitación ocupada y
el costo de suministros por habitación ocupada es el mismo costo del articulo.
Los suministros de limpieza también son equipos utilizados a diario como cepillos, escobas, botellas spray y trapos.
Siguiendo los procedimientos de control de inventario el ama de llaves podrá tener un efectivo sistema para hacer seguimiento al promedio de uso para cada uno de los artículos en los diferentes niveles de ocupación.

UNIFORMES

Se debe tener una provisición en el presupuesto de operación para el costo de nuevos y reposición de uniformes, son artículos de inventarios reciclables, son predecibles por que durante el periodo proyectado dependera de la rotación del personal y nuevos empleados contratados.

Para organizar la información para el presupuesto de operación y futuras compras el ama de llaves debe tener una lista de cada una de las clases de uniformes mantenidas en el inventario del departamento, el costo debe ser calculado para cada prenda de cada clase de uniforme.
El ama de llaves debe iniciar presupuestando un uniforme por persona, los labados en seco se presupuesta un uniforme adicional por persona y para los labados se debe presupuestar dos uniformes adicionales por persona ya que se reduce la vida útil.

Para determinar el costo de reparación de uniformes no solo se debe considerar el material necesario sino también el tiempo utilizado por la persona que va a reparar.

CONTROL DE GASTOS


Consiste en asegurarse que el actual gasto está consistente con los gastos esperados en el presupuesto de operación. Hay cuatro métodos para su control:
  1. RECORD PRECISO: Permite monitorear el promedio de uso, costos de inventarios y variaciones relacionads con el procedimiento estándar de limpieza.

  2. PROGRAMACION DE HORARIOS: Permite controlar salarios y pagos y el costo relacionado con los beneficios de empleados. Es importante programar todos los empleados del departamento de acuerdo a la guía del personal establecido; está basada en el nivel de ocupación,asegura el costo del personal que debe estar en determinado nivel de ocupación. El ama de llaves debe asegurarse que la guía de personal aprobada, se le haga seguimiento constante en la programación de empleados.

  3. ENTRENAMIENTO Y SUPERVICION: No debe ser visto como un sobrecosto. Ofrece a los nuevos empleados " actualizarse " significa una reducción de tiempo con una mayor productividad. Una diligente y cercana supervición, como un efectivo entrenamiento asegura normas de productividad, desempeño y mejoramientos. Es una importante parte del control de costos de inventarios.

  4. COMPRAS EFICIENTES: Da una oportunidad de controlar los gastos del departamento. El ama d llaves tiene responsabilidad que el dinero este bien utilizado y que el máximo beneficio, es recibido de los productos comprados.

SISTEMA DE COMPRAS



Es una significativa contribución para el control e gastos por parte del ama de llaves. El gasto más controlable es el inventario en el departamento.

El procedimiento del control de inventarios las capacita; a saber cuando y cuanto debe comprar. La decisión de que, a quien y como, requiere de un considerado cuidado proceso y aprobación de las compras, la evaluación esta bajo la responsabilidad del jefe del departamento por que necesita como conocer como obtener el mejor precio.

las compras deben ser hechas por el departamento de compras, las cantidades y las especificaciones son suministradas por cada departamento.Cuando se ordenan artículos para el ama de llaves necesita llenar una orden de compra. Debe ser aprobado por el contralor y el gerente general. Los artículos comprados, las recomendaciones del contenido, cantidades y proveedorCursiva es realizada por el ama de llaves. Diferentes hoteles, tienen distintos procedimientos.

REPOSICION DE LINOS



Los linos son los gastos más alto en el presupuesto del ama de llaves. La clase del material, el tamaño y el color son más costosos y tienen menor promedio de vida y afectará el costo inicial y el de reposición.

El registro de inventario físico muestra que tanto a durado la provisión de linos y como cada tipo de lino necesita ser repuesto,la compra de linos es realizada anualmente dacuerdo a un programa de despacho trimestral. Puede significar un ahorro considerable de dinero, estas órdenes requieren considerar un tiempo de espera para despacho y puede ahorrar el costo de despacho.

Un inventario físico sirve de base para calcular la tarifa del consumo que muestra las cantidades de linos "utilizados" como también los deteriorados por el uso normal, dañados, perdidos o robados.

FORMULA = Orden anual = Nivel Par - Linos existentes

En la selección de linos la vida útil es más importante que conseguir un precio económico.

Durabilidad, costo de lavado y precio de compra son los criterios más importantes en la selección de linos. El costo por uso puede ser calculado para evaluar alternativas de compra.

Costo por uso = Costo de compra + Costo de lavandería en vida útil

Número de lavadas en vida útil

Una orden de linos debe ser chequeada contra la orden de compra e inspeccionarla para asegurarse que la cantidad y la calidad son los especificados, se envía al almacén principal para su almacenamiento.

El inventario de todos los linos nuevos debe ser guardado en la base perpetua. El récord de inventario debe mostrar la clase de lino, precio, ubicación del almacenamiento y fechas de ordenamiento y recibo. Cuando sean puestos en servicio para reemplazo de pérdidas y daños el récord de cantidad del inventario perpetuo debe ser ajustado. Los nuevos linos deben ser puestos en servicio bajo la base de, primero en llegar, primero en salir. Los nuevos linos que no estén en servicio deben estar bajo la responsabilidad del ama de llaves o el jefe de lavandería en un almacén principal o en un sitio seguro.

REPOSICION DE UNIFORMES

Deben ser reemplazados cuando se empiezan a desgastar o dañar. Una nota puede ser elaborada en el control de uniformes de empleados cuando se reciba un uniforme dañado, dado de baja y cuando fue dado en uso.

Este registro debe ser firmado por el empleado y registrado en la targeta de inventarios. El ama de llaves es responsable del recibido, almacenamiento y control de los nuevos uniformes que no han sido dados en servicio. Mantener en servicio y asegurarse que los requerimientos se cumplan que esten limpios disponibles y que la lavandería no este sobrecargada. Los criterios más importantes en la compra de uniformes es durabilidad, promedio de vida y calidad de material. Confort, que sea práctico y facil de dar mantenimiento, deben ser tenidos en cuenta.

La mayoria de los hoteles la compra de suministros de operación son llevados acabo individualmente y el ama de llaves esta directamente involucrada. Los formatos de inventario puede ser usado, para crear una lista exhautiva de todos los suministros a comprar regularmente. Usando la tarifa y costo por habitación ocupada determinados por el récord de inventarios. Esta información es la base de un sistema efectivo de compras, el ama de llaves ejecutiva puede ayudar a controlar los costos, manteniendo un nivel de suministros adecuado.

Antes de comprar cualquier producto se deben obtener muestras para su prueba y conocer sus especificaciones; convivencia, cantidad, facilidad de manejo y requerimientos para el almacenamiento son tan importantes como el precio para determinar si el producto es económico. Valor (no precio) debe ser la máxima consideración al tomar una decisión de compra, lo importante aquí es obtene la mejor calidad a un bajo costo. La selección de un apropiado vendedor ayuda para conocer las especificaciones, peso, cualidad, empaque, tamaño, concentración, cantidad y tiempo despachado. Ofrecer una demostración e inclusive entrenamiento en el uso de los productos. Al limitar el número de suministros con alguien que el departamento d llaves haya convenido, puede reducir considerablemente el proceso de compras, reduciendo papelería y utilizando el tiempo mas efectivamente, se logran buenas compras obteniendo mejores descuentos y servicio.

En la selección de vendedor, esto capacita al ama de llaves para solucionar limitaciones de almaenamiento. El reunirse con el personal que utiliza estos productos puede ayudar para deerminar algún problema y tener el producto en consideración. Los productos alternativos deben ser investigados y comprados en términos de mejoras, durabilidad, precios y valía.

Una hoja de trabajo puede ser utilizada para monitorear la tarifa deuso y costos para las diferentes clases de suministros mantenidos en inventario. Para cada producto, el reporte mensual de uso de químicos identifica el vendedor, el nombre del producto y su atención de uso. El inventario físico mensual da información de cuantas unidades de compras de cada producto ha sido utilizado. El costo por habitación ocupada y el uso de habitación ocupada se puede evaluar que producto ofrece mejor costo y tomar una decisión de compra

PRESUPUESTO DE CAPITAL

La compra de artículos de inventario por general se lleva acabo mensualmente, con relativo al costo alto y un promedio largo de vida esta incluido como parte de presupuesto de capital por que son una inversión de capital adicional hecha por el hotel. El presupuesto de capital es preparado anualmente. El ama de llaves deberá solicitar fondos para la compra de equipos, maquinaria y estar preparada par su justificación. Debe ser parte de un programa de modernización y renovación. Un alto porcentaje de compras de maquinaria y equipos representan gastos de capital para el hotel, por lo tanto se requiere una planificación.







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