jueves, 16 de julio de 2009

SUMINISTRO DE OPERACION AMA DE LLAVES







SUMINISTROS DE OPERACIÓN

La categoría de gastos para el departamento de ama de llaves incluye artículos de inventarios no reciclables como:
  • Suministros
  • Amenites para huéspedes
  • Suministros de limpieza
  • Pequeño equipamiento.
y otros amenites que el hotel puede ofrecer para la convivencia y uso de los huéspedes.
Se debe presupuestar el costo de estos artículos con base al costo por habitación ocupada y
el costo de suministros por habitación ocupada es el mismo costo del articulo.
Los suministros de limpieza también son equipos utilizados a diario como cepillos, escobas, botellas spray y trapos.
Siguiendo los procedimientos de control de inventario el ama de llaves podrá tener un efectivo sistema para hacer seguimiento al promedio de uso para cada uno de los artículos en los diferentes niveles de ocupación.

UNIFORMES

Se debe tener una provisición en el presupuesto de operación para el costo de nuevos y reposición de uniformes, son artículos de inventarios reciclables, son predecibles por que durante el periodo proyectado dependera de la rotación del personal y nuevos empleados contratados.

Para organizar la información para el presupuesto de operación y futuras compras el ama de llaves debe tener una lista de cada una de las clases de uniformes mantenidas en el inventario del departamento, el costo debe ser calculado para cada prenda de cada clase de uniforme.
El ama de llaves debe iniciar presupuestando un uniforme por persona, los labados en seco se presupuesta un uniforme adicional por persona y para los labados se debe presupuestar dos uniformes adicionales por persona ya que se reduce la vida útil.

Para determinar el costo de reparación de uniformes no solo se debe considerar el material necesario sino también el tiempo utilizado por la persona que va a reparar.

CONTROL DE GASTOS


Consiste en asegurarse que el actual gasto está consistente con los gastos esperados en el presupuesto de operación. Hay cuatro métodos para su control:
  1. RECORD PRECISO: Permite monitorear el promedio de uso, costos de inventarios y variaciones relacionads con el procedimiento estándar de limpieza.

  2. PROGRAMACION DE HORARIOS: Permite controlar salarios y pagos y el costo relacionado con los beneficios de empleados. Es importante programar todos los empleados del departamento de acuerdo a la guía del personal establecido; está basada en el nivel de ocupación,asegura el costo del personal que debe estar en determinado nivel de ocupación. El ama de llaves debe asegurarse que la guía de personal aprobada, se le haga seguimiento constante en la programación de empleados.

  3. ENTRENAMIENTO Y SUPERVICION: No debe ser visto como un sobrecosto. Ofrece a los nuevos empleados " actualizarse " significa una reducción de tiempo con una mayor productividad. Una diligente y cercana supervición, como un efectivo entrenamiento asegura normas de productividad, desempeño y mejoramientos. Es una importante parte del control de costos de inventarios.

  4. COMPRAS EFICIENTES: Da una oportunidad de controlar los gastos del departamento. El ama d llaves tiene responsabilidad que el dinero este bien utilizado y que el máximo beneficio, es recibido de los productos comprados.

SISTEMA DE COMPRAS



Es una significativa contribución para el control e gastos por parte del ama de llaves. El gasto más controlable es el inventario en el departamento.

El procedimiento del control de inventarios las capacita; a saber cuando y cuanto debe comprar. La decisión de que, a quien y como, requiere de un considerado cuidado proceso y aprobación de las compras, la evaluación esta bajo la responsabilidad del jefe del departamento por que necesita como conocer como obtener el mejor precio.

las compras deben ser hechas por el departamento de compras, las cantidades y las especificaciones son suministradas por cada departamento.Cuando se ordenan artículos para el ama de llaves necesita llenar una orden de compra. Debe ser aprobado por el contralor y el gerente general. Los artículos comprados, las recomendaciones del contenido, cantidades y proveedorCursiva es realizada por el ama de llaves. Diferentes hoteles, tienen distintos procedimientos.

REPOSICION DE LINOS



Los linos son los gastos más alto en el presupuesto del ama de llaves. La clase del material, el tamaño y el color son más costosos y tienen menor promedio de vida y afectará el costo inicial y el de reposición.

El registro de inventario físico muestra que tanto a durado la provisión de linos y como cada tipo de lino necesita ser repuesto,la compra de linos es realizada anualmente dacuerdo a un programa de despacho trimestral. Puede significar un ahorro considerable de dinero, estas órdenes requieren considerar un tiempo de espera para despacho y puede ahorrar el costo de despacho.

Un inventario físico sirve de base para calcular la tarifa del consumo que muestra las cantidades de linos "utilizados" como también los deteriorados por el uso normal, dañados, perdidos o robados.

FORMULA = Orden anual = Nivel Par - Linos existentes

En la selección de linos la vida útil es más importante que conseguir un precio económico.

Durabilidad, costo de lavado y precio de compra son los criterios más importantes en la selección de linos. El costo por uso puede ser calculado para evaluar alternativas de compra.

Costo por uso = Costo de compra + Costo de lavandería en vida útil

Número de lavadas en vida útil

Una orden de linos debe ser chequeada contra la orden de compra e inspeccionarla para asegurarse que la cantidad y la calidad son los especificados, se envía al almacén principal para su almacenamiento.

El inventario de todos los linos nuevos debe ser guardado en la base perpetua. El récord de inventario debe mostrar la clase de lino, precio, ubicación del almacenamiento y fechas de ordenamiento y recibo. Cuando sean puestos en servicio para reemplazo de pérdidas y daños el récord de cantidad del inventario perpetuo debe ser ajustado. Los nuevos linos deben ser puestos en servicio bajo la base de, primero en llegar, primero en salir. Los nuevos linos que no estén en servicio deben estar bajo la responsabilidad del ama de llaves o el jefe de lavandería en un almacén principal o en un sitio seguro.

REPOSICION DE UNIFORMES

Deben ser reemplazados cuando se empiezan a desgastar o dañar. Una nota puede ser elaborada en el control de uniformes de empleados cuando se reciba un uniforme dañado, dado de baja y cuando fue dado en uso.

Este registro debe ser firmado por el empleado y registrado en la targeta de inventarios. El ama de llaves es responsable del recibido, almacenamiento y control de los nuevos uniformes que no han sido dados en servicio. Mantener en servicio y asegurarse que los requerimientos se cumplan que esten limpios disponibles y que la lavandería no este sobrecargada. Los criterios más importantes en la compra de uniformes es durabilidad, promedio de vida y calidad de material. Confort, que sea práctico y facil de dar mantenimiento, deben ser tenidos en cuenta.

La mayoria de los hoteles la compra de suministros de operación son llevados acabo individualmente y el ama de llaves esta directamente involucrada. Los formatos de inventario puede ser usado, para crear una lista exhautiva de todos los suministros a comprar regularmente. Usando la tarifa y costo por habitación ocupada determinados por el récord de inventarios. Esta información es la base de un sistema efectivo de compras, el ama de llaves ejecutiva puede ayudar a controlar los costos, manteniendo un nivel de suministros adecuado.

Antes de comprar cualquier producto se deben obtener muestras para su prueba y conocer sus especificaciones; convivencia, cantidad, facilidad de manejo y requerimientos para el almacenamiento son tan importantes como el precio para determinar si el producto es económico. Valor (no precio) debe ser la máxima consideración al tomar una decisión de compra, lo importante aquí es obtene la mejor calidad a un bajo costo. La selección de un apropiado vendedor ayuda para conocer las especificaciones, peso, cualidad, empaque, tamaño, concentración, cantidad y tiempo despachado. Ofrecer una demostración e inclusive entrenamiento en el uso de los productos. Al limitar el número de suministros con alguien que el departamento d llaves haya convenido, puede reducir considerablemente el proceso de compras, reduciendo papelería y utilizando el tiempo mas efectivamente, se logran buenas compras obteniendo mejores descuentos y servicio.

En la selección de vendedor, esto capacita al ama de llaves para solucionar limitaciones de almaenamiento. El reunirse con el personal que utiliza estos productos puede ayudar para deerminar algún problema y tener el producto en consideración. Los productos alternativos deben ser investigados y comprados en términos de mejoras, durabilidad, precios y valía.

Una hoja de trabajo puede ser utilizada para monitorear la tarifa deuso y costos para las diferentes clases de suministros mantenidos en inventario. Para cada producto, el reporte mensual de uso de químicos identifica el vendedor, el nombre del producto y su atención de uso. El inventario físico mensual da información de cuantas unidades de compras de cada producto ha sido utilizado. El costo por habitación ocupada y el uso de habitación ocupada se puede evaluar que producto ofrece mejor costo y tomar una decisión de compra

PRESUPUESTO DE CAPITAL

La compra de artículos de inventario por general se lleva acabo mensualmente, con relativo al costo alto y un promedio largo de vida esta incluido como parte de presupuesto de capital por que son una inversión de capital adicional hecha por el hotel. El presupuesto de capital es preparado anualmente. El ama de llaves deberá solicitar fondos para la compra de equipos, maquinaria y estar preparada par su justificación. Debe ser parte de un programa de modernización y renovación. Un alto porcentaje de compras de maquinaria y equipos representan gastos de capital para el hotel, por lo tanto se requiere una planificación.







jueves, 11 de junio de 2009

PROCEDIMIENTO PARA LA SUPERVICION DE HABITACIONES DEL HOTEL

La supervicion de habitaciones se puede apreciar con mayor claridad y evidencia si el superior de pisos es competente y conoce su trabajo. Debe realizar un chequeo minucioso y afondo de la misma.
  1. Se debe tocar la puerta de la habitacion que se va a supervisar antes de entrar, ya que asi evitara molestias en caso de que la habitacion este ocupada.
  2. Revisar el estado de la puerta y apariencia.
  3. Abrir con la llave maestra y asi verificar el funcionamiento de la cerradura.
  4. Revisar detras de la puerta para verificar que esten colgados los anuncios informativos y relacionados a la habitacion.
  5. Activar las luces por medio del interruptor, debe funcionar todos los bombillos.
  6. Chequear el orden y el olor de la habitacion.
  7. En los closet verificar los accesorios que alli se encuentran como; tablas, las cuales deben estar libre de polvo, las dos bolsas de lavanderia, la almohada con fundas limpias y con buen olor, la mesa de planchar y la plancha, chequear la caja de seguridad estara abierta con pilas nuevas funcionando a la perfeccion.
  8. El minibar debe estar limpio y bien dotado, con todos los productos en su lugar.
  9. La nevera del minibar debe estar en perfecto estado de limpieza y funcionamiento, enfriar perfectamente y los productos alli ubicados, limpios y sobre todo chequear las fechas de vencimiento.
  10. El espejo del minibar debe estar limpio y sin polvo.
  11. Revisar la bandeja de la hielera, por fuera y por dentro los vasos ubicados cerca de la misma, que esten en buenas condiciones.
  12. Verificar el estado del moviliario; Peinadora, escritorio, mesas de centro, mesas de noche,gaveteros, etc.
  13. Chequear el buen estado y la limpieza de las sillas y las butacas.
  14. Revisar los cortineros y las cortinas, abrirlas y cerrarlas varias veces para chequear el buen funcionamiento el color, olor y presentacion de las mismas.
  15. Observar las ventanas, las correderas, que abran y cierren bien, que los vidrios esten pulcros.
  16. Chequear el televisor, prenderlo y apagarlo. provar el control remoto y el estado del cableado.
  17. Inspeccionar las lamparas y las pantallas que esten limpias.
  18. Observar el estado de la cama; levantar el cubre cama y chequear el tendido de la misma, las sabanas deben estar bien estiradas, limpias y del mismo color.
  19. Observar las paredes de la habitacion, estas deben estar limpias, verificar el buen estao de la pintura y si la habitacion necesita pintura notificarlo de inmediato.
  20. Chequear el buen funcionamiento del aire acondicionado, a si mismo la limpieza de las rejillas.
  21. Observar que todos los espejos esten limpios, libres de marcas, manchas y sucio.
  22. Abrir las papeleras, que no contengan desperdicios y esten limpias.
  23. En cuanto a la colocacion de los articulos complementarios y suplementarios estos deben estarcolocados segun los estandares delhotel.
  24. Provar el telefono.
  25. Revisar las plantas de la habitacion.
  26. En cuanto al baño, las luces deben encender y funcionar bien tambien el secador de pelo.
  27. Al referirse a las piezas sanitarias, paredes, pisos, techos, bañera, cortina, estas deben verse relucientes, pulcras, de olor agradable, sin presencia de cabellos.

  28. La griferia del baño debe estar en buenas condiciones, que no presenten ningun oxido, que abran y cieren bien, que el agua fria y caliente salga normalmente.
  29. Verificar la dotacion de toallas, condiciones, la ubicacion cantidad, presentacion y color de los amenites.
  30. Por ultimo revisar que la habitacion esten bien aspirada, el cableado geneal debe estar oculto detras del mobiliario, salir de la habitacion y no olvidar apagar las luces.
  31. En cuanto a las Suites, se debe supervisar todo el mobiliario que ellas contengan, debe estar en perfecto estado, orden y sin prsencia depolvo alguno.

miércoles, 10 de junio de 2009

FUNCIONES DEL SUPERVISOR DE PISOS


  • Participar en el adiestramiento y evaluacion del personal de camareras ( fijo, contratado o nuevo )
  • Asignar el trabajo diario segun el turno.
  • Supervisar el arreglo y limpieza de las habitaciones asi como tambien pasillo, areas de servicio, escaleras, ascensores y hall de ascensores.


  • Supervisar el arreglo y limpieza de las habitaciones que todo este en perfecto estado y en buen funcionamiento.
  • Supervisar la dotacion de equipos, materiales de limpieza, lenceria, articulos complementarios, suplementarios y amenites.

  • Elabora la producciondiaria para saber la productividad de la s camareras segun la ocupacion y las difeentes situaciones de habitaciones ( ocupada, de salida, doble cerradura, fuera de srrvicio y fuera de orden.)
  • Debe atender las necesidades inmediatas del personal como es el suministro de los materiales de trabajo, reportes sobre daños, desperfectos y emergencias que se presenten en las habitaciones y que afecten la comodida del huesped.
  • Revisar el trabajo realizado por el Departamento de Ingeneria o Mantenimiento de acuerdo a las requisiciones del servicio.
  • Chequear el libro de asistencia para tomar las medidas pertinentes respecto a las emergencias, retardos, cambios de guardia, permisos ausencias del personal, vacaciones,etc. )
  • Informar y atender los requisitos del huesped tales como horas a las que desea el servicio de camarera, camas extras, toallas extras o cualquier otro requirimiento por mas diminuto que sea.
  • Patrocionar la atencion y el buen servicio de los hespedes V.I.P. y Lunas de Miel.
  • Organizar con su jefe planes especiales de limpieza, cambios o cualquier otro tipo de trabajo a efectuarse en al habitaciones.
  • Hacer cumplir las politicas y el reglamento interno del hotel, asi como tambien cuidan que sean cumplidas las medidas de seguridad industrial.
  • Llevar el control de la entraga y devolucion de tollas las llaves maestras.
  • Organizar reuniones y planes de trabajo con el personal bajo su supervicion, atendiendo las necesidades que se presenten.
  • Supervisar diariamente el control de horas extras, sobre tiempo, cama extras y coberturas.
  • Mantener contacto directo con el Departamento de recpcion para el buen desenvolvimiento del trabajo en comun.
  • Supervisar diariamente la asistencia y el cumplimiento del horario el personal.
  • Elaborar y chequear diariamente las discrepancias del hotel, al igual que las habitaciones fuera de servicio y fuera de orden.

viernes, 5 de junio de 2009

SUPERVISION DE PISOS

DEFINICION

Las tareas mas importantes es la supervicion de las habitaciones y los pisos del hotel; garantizar la limpieza, pulcritud, arreglo, orden, buen estado y buen funcionamiento.

TIPOS DE AREAS A SUPERVISAR

  • Habitaciones


  • Pasillos

  • Areas de Servicio

  • Hasll de Ascensores

IMPORTANCIA

Es el enlace de los departementos de ama de llaves, Ingeneria, Recepcion. Por medio de ellas se identifican la habitaciones y pisos que se encuentran en mal estado o con alguna averia, las necesidades inmediatas del huesped, constatando un cliente satisfecho, como "en casa" y regrese a menudo al hotel.

SUPERVISOR

Es la persona encargada de dirigir al personal de camareras, tambien:
* Inspeccionar y revisar las areas habitacionales.
* En el recae la planificacion, distribucion e inspecion del trabajodiario del hotel.
* La evaluacion del personal a su cargo.
* Debe satisfacer de manera inmediata y eficiente las necesidades del huesped en un momento
dado.

CUALIDADES DEL SUPERVISOR DE PISOS

Determinan el buen desarrollo de las funciones del personal que tiene a su cargo para que culminen eficientemente.

CUALIDADES

  • HABILIDAD PARA INSTRUIR

Debe impedir que se despilfarren cuatro elementos:
* La mano de obra.
* La maqinaria.
* Los materiales.
* El dinero.

Hacer que su personal piense en los costos es la mejor manera de ser competidor y producir sin perjuicio de la calidad.

  • CONOCIEMTO DE SU TRABAJO

*Debe conocer las tecnicas
*Sistemas de trabajo
*El recurso humano del cual dispone
*Las maquinas y equipos

  • CONOCIMIENTO DE SUS RESPONSABILIDADES

Debe conocer als Politicas, Constumbres, Reglamentos de la Empresa, Debere y Derechos,
Su Grado de Autoridad, Relaciones con los Departamentos y Las Normas de Seguridad.

  • INICIATIVA PROPIA

No debe limitarse a aceptar las cosas como son, descubre mejores procedimientos y anima a los demas, recalcar que las normas practicas vigentes no se establecieron para limitarse, sino para orientar, no se crearon para mantenerlas siempre, sino para que duren mientras sean necesarias.

  • CONDICIONES MORALES
Calificarse como una persona honesta y sincera, consigo mismo y conquienes lo rodean, ser justo e imparcial en actividades laborales, oir parcialmente a todos y no sobrecargar de trabajo ni hacer preferencias.

  • MEDIDAS DE SEGURIDAD
Mantener informado a su personal de todas las normas de prevencion y seguridad que existen en la empresa. La seguridad es una de las responsabilidades fundamentales de todo supervisor. Efectua el trabajo de primera calidad, sin accidentes y entrena a su personal.

miércoles, 20 de mayo de 2009


PROCESO PARA HACER LA CAMA


  • Comprovar el estado del colchon.

  • Cambiar el protector si esta sucio.

  • Cuadrarlo perfectamente.

  • Estender y centrar las sabanas sobre el colchon

  • Comparar las medidas de las camas.

  • Rechazar sanbanas arrugadas o manchadas.

  • Enccajar la ropa

  • Centrar la sabana fijando en cabezal o pies, hacer el doble de pico en las esquinas y remeter por los costados.

  • Debe quedar tensada y sin una arruga.

  • Centrar sobre sabana con el derecho hacia abajo,fijandose que el dobladillo quede hacia el cabezal dejandola caer por todos los costados.

  • Colocar cobijas dejando el borde del cabezal a 1/4 del borde del colchon fijandose que quede igual al lado y lado.

  • Colocar sabanas protectoras de cobijas, centrar dejando caer por todos los bordes.

  • Remeter sobresabanas, cobijas y protector decobijas al mismo tiempo en el pie de la cama.

  • Hacer emboso doblando el protector de cobija, bajo las cobijas y sacando sobre sabana hacia el canto de la cama cuidando no dejar arrugas.

  • Hacer dobles de pico en las esquinas inferiores.

  • Colocar la almohada

  • Se pone la funda con los quiebres hacia arriba y sin que quede quiebres.

  • Poner la colcha del dia o el edredon.


PROCESO DE LIMPIEZA EN LA HABITACION

AIREAR LA HABITACION
  • Abrir la ventana
  • Trabar la puerta

SACAR LA SUCIEDAD

  • Sacar las bandejas de room-service y llevarla al cuarto lino, nunca se dejan en el pasillo.
  • Sacar basura seleccionada y apartandola segun sea vidrio, papel, latas, plasticos, residuos organicos, papel higienico.
  • Si entre la basura encuentra algo extraño como dinero, documentos.
  • retirar vasos y ceniceros baciarlos segun corresponda.

ASEGURESE

  • Que no hay ropa del cliente.
  • Sacar ropa de la cama, primero para airear el colchon.
  • Retirar la ropa del baño (toallas y tapetes)

DETECTAR AVERIAS

  • Comprovar las griferias
  • Comprovar todas las luces.
  • Revisar el funcionamiento del T.V., telefono, equipos.
  • Revisar el estado de cortinas y ganchos.
  • Notificar en el reporte cualquier daño.

ENTRAR EL MATERIAL Y LA ROPA NECESARIA

  • Los utiles de limpieza se dejan en el suelo cuidando de no atravesarlos.
  • La ropa limpia que ingresa nunca se debe dejar en el suelo, se deja en una silla.

HABITACION DE SALIDA O CHECAUN

  • Comprobar si hay algun objeto del cliente olvidado..

ATENDER SERVICIO DE LAVANDERIA EN LA HABITACION DEL CLIENTE.

RECOGER OBJETOS DEL CLIENTE QUE ESTEN EN EL SUELO

lunes, 18 de mayo de 2009

AMA DE LLAVES


AMA DE LLAVES

Es la persona designada para estar alfrente del departamento de pisos ( area de habitaciones) siendo responsable de la limpieza y preparacion de habitaciones y de todo el establecimiento en general es la encargada de gestionar los recursoso humanos y materiales, tambien de la conservacion y mantenimiento del inmoviliario de su departamento, como lenceria, maquinaria y utencilios. Materiales de los que llevara el control mediante un inventario que realizara periodicamente en el que constara los deterioros, las bajas y las repocisiones y llevara un control de los productos de limpieza, maquinaria con relacion a su departamento.


PERFIL DE LA AMA DE LLAVES

El cargo de Ama de Llaves en hoteles, Clubes y Hospitales, haber tenido personal a cargo, excelente relaciones interpersonales, trabajo en equipo, liderazgo, toma de decisiones, planeacion y organización, adaptabilidad y manejo de Presion, compromiso organizacional. Ingles 70 %. Excelente imagen personal ,capacidad de mando,capacidad de expresarse con claridad, educacion, discrepcion, responsabilidad, ser observador, nivel cultural adecuado.

FUNCIONES

planificacion de la plantilla en funcion de las necesidades del hotel. (tareas 27 minutos)
  • Ventilar recoger objetos olvidados, retirar todo lo que no prtenezca a la habitacion, quitqr ropa de cama y baño. (2 minutos)

  • Limpieza de cristales. (2 minutos)

  • Limpiar telefono,cuadros, moviliario y aspirar la habitacion. (6 minutos)

  • Hacer las camas. (2 minutos)

  • sapirar el cuarto de baño, limpiar sanitarios, azulejos, reponer ropa, dotaciones, refregar el cuarto de baño. (13 minutos)

  • Reponer propagandas, dotaciones, revisar el estado de la habitacion, correr cortinas. (2 minutos)
DESCRIPCIÓN Y PROPÓSITO

Uno de los principales puntos en la cadena de servicio es la Habitación, que depende de la Gerencia de Ama de Llaves, y también es donde se genera una importante porción del nivel de satisfacción del Huésped. ¿Cuál es su relevancia? Las funciones de Ama de Llaves se encuentran muy cerca del Huésped y éste evaluará la calidad de servicio por la forma enque el Ama de Llaves desempeñe adecuadamente su función. La Gerencia de Ama de Llaves vigila que se cumpla con los estándares de higiene, orden, limpieza y atención, siendo el área por medio de la cual los hoteles obtienen la mayoría de los premios así como su calificación para el número de diamantes que ostentan.

IMPORTANCIA

El Área de Ama de Llaves es quizás el más importante eslabón en la cadena de servicio en todas las categorías de establecimientos. Desempeñar esta actividad requiere de aplicación de estándares y de una importante actitud de servicio que ha distinguido a los trabajadores de nuestro país. Sin embargo, desempeñarla con excelencia, competitividad y alto rendimiento requiere también de pasión y de ingredientes que le convierten prácticamente en un arte.